レポート｜介護施設における非コア文書作成業務の課題に関する調査レポート

サマリー

介護施設における介護保険請求と介護記録を除いた文書作成業務（マニュアル、内部報告書、広報・採用資料など）は、職員の専門外業務であり、間接的な業務負担として顕在化しています。

主な課題は、作成スキルの不足と多忙な業務の合間での作業による品質のばらつきと非効率性です。例えば、シフト作成には平均8.9時間を要し、そのうち3.7時間が勤務時間外に行われています 2。これらの文書作成の必要性は、組織運営の標準化と人材確保に不可欠です。

解決策として、これらの非コア業務はアウトソーシングとの親和性が極めて高いと判断されます。特に、マニュアル作成補助や採用広報資料の作成は、外部の専門業者に委託することで、職員を本来業務に集中させ、年間360万円のコストインパクトを生む可能性が示唆されています。

I. 介護施設における非コア文書作成業務の現状と課題

1. 主要な非コア文書の種類

介護保険請求と介護記録を除いた、職員の負担となっている主な文書は以下の通りです。

•マニュアル・手順書: 介護技術、緊急時対応、業務手順などを標準化するための文書。
•内部報告書・会議資料: 事故報告書、ヒヤリハット報告書、委員会資料、会議の議事録など。
•シフト表・勤務表: 職員の勤務管理に関する文書。
•広報・採用資料: 施設紹介パンフレット、求人票、SNS投稿、採用広報資料など。

2. 所要時間の実態

これらの非コア文書作成業務は、個々の職員のスキルや施設の規模により大きく異なりますが、特に負担が大きい業務としてシフト作成が挙げられます。

•シフト作成の所要時間: 勤務表の作成所要時間は平均8.9時間であり、そのうち3.7時間が勤務時間外に行われているという調査結果があります。
•マニュアル作成の負担: 多忙な業務の合間を縫って作成する必要があり、実用的なマニュアルの整備は一筋縄ではいかない現状があります。
•会議・情報共有の非効率性: 目的があいまいで長引く会議や、重複している情報共有・確認作業も、間接的な文書作成・情報整理の負担となっています。

3. 課題の整理

非コア文書作成に関する主な課題は、以下の3点に集約されます。

1.専門外業務による品質のばらつき：マニュアルや広報資料の作成は、介護職員の専門外のスキル（ライティング、デザイン、構成力）を要するため、品質が属人化し、作成に時間がかかります。

2.作成時間の確保の困難さ：日常の介護業務が多忙であるため、業務改善や採用活動に必要な文書作成が後回しになりがちです。

3.非効率な作成プロセス：シフト作成のように、複雑な条件を考慮する必要がある文書作成において、手作業や旧式のツールに依存しているため、長時間労働の原因となっています 2。

II. 課題の背景と必要性

1. 課題の根本原因

非コア文書作成の課題が解決されない根本原因は、以下の構造にあります。

課題	根本原因（Why）
品質のばらつき・非効率性	専門スキルの不足：文書作成や広報・採用活動は専門職の業務ではないため、職員が片手間で対応せざるを得ない。
作成時間の確保の困難さ	「隠れた業務負担」の軽視：介護記録のような直接的な負担ではないため、経営層から業務改善の優先度が低く見られがち。
長時間労働	業務の標準化不足：シフト作成のような複雑な業務プロセスがシステム化されておらず、属人的な手作業に依存している。

2. 文書作成の必要性

これらの非コア文書作成は、施設の組織運営の安定化と持続可能性に不可欠です。

•組織運営の標準化：マニュアルは、業務手順を統一し、サービスの質を維持し、新人教育のコストを削減するために必須です。
•人材確保と定着：質の高い広報・採用資料は、施設の魅力を正確に伝え、優秀な人材の確保と早期離職の防止に直結します。
•リスク管理：事故報告書やヒヤリハット報告書は、リスクを分析し、再発防止策を講じるための重要な資料です。

III. アウトソーシングの可能性と比較分析（Pros/Cons＆差分分析）

1. アウトソーシングの対象業務と親和性

介護保険請求と介護記録を除いた非コア文書作成業務は、外部委託との親和性が極めて高い領域です。

業務カテゴリ	具体的な文書	アウトソーシングの親和性	理由
組織運営	マニュアル・手順書	高	現場ヒアリングに基づき、外部の専門家が構成・文書化することで、品質と効率が向上する。
人材確保	広報・採用資料、SNS投稿	極めて高	専門的なライティング・デザインスキルが必要であり、外部委託により採用担当者の負担を大幅に軽減できる。
バックオフィス	内部報告書・会議資料の清書、データ入力	中	議事録の作成やデータ集計など、定型的な事務作業は外部委託が可能。
例外	シフト表・勤務表	低	現場の複雑な条件（職員の希望、資格、連勤制限など）を考慮する必要があり、専用システム導入による効率化が望ましい。

2. アウトソーシングのメリット・デメリット

非コア文書作成業務をアウトソーシングすることのメリットとデメリットを整理します。

項目	メリット（Pros）	デメリット（Cons）
業務効率	職員が本来の介護業務に集中でき、年間360万円のコストインパクトを生む可能性。	業務の切り出しや委託先とのコミュニケーションコストが発生する。
品質	専門的なスキルを持つ外部業者により、文書の品質が向上し、統一される。	施設の内部事情やニュアンスが伝わりにくく、修正が必要になる場合がある。
コスト	人件費（残業代や採用担当者の人件費）を変動費化できる。	継続的な委託費用が発生し、内製化した場合より総コストが高くなる可能性がある。
人材	採用担当者や管理者のノンコア業務負担が軽減され、コア業務に注力できる。	業務ノウハウが外部に蓄積され、内製化が困難になるリスクがある。

IV. 提言

介護施設は、介護保険請求と介護記録を除いた非コア文書作成業務に対し、「戦略的なアウトソーシング」を導入することを提言します。

1.アウトソーシングの対象を明確化：マニュアル作成補助、広報・採用資料作成など、専門性が高く、かつ個人情報に深く関わらない業務に限定して外部委託を行います。これにより、職員は介護の質向上という本来業務に集中できます。

2.ICT化による内製化の推進：シフト作成など、現場の複雑な条件が絡む業務については、アウトソーシングではなく、専用のシフト管理システムやAIツールを導入し、内製化による効率化を図るべきです。

3.アウトソーシング先の選定：介護業界に特化し、文書作成だけでなくSNS運用や採用広報まで一気通貫でサポートできる専門業者を選定することで、最大の効果を得ることが可能です。

最後に

介護施設における非コア文書作成（マニュアル、広報、内部報告書など）は、専門外業務であるため、品質のばらつきと非効率性が課題です。特にシフト作成は平均8.9時間を要するなど、職員の隠れた負担となっています。これらの業務はアウトソーシングとの親和性が極めて高く、外部委託により職員を本来業務に集中させ、年間数百万円規模のコストインパクトを生む可能性があります。戦略として、広報・マニュアル作成補助をアウトソーシングし、シフト作成は専用システムで内製化することが最善です。

調査・作成：ゲオム株式会社